Praxishinweis Transparenzregister
Zum 1. Januar 2020 traten Neuerungen zum Geldwäschegesetz („GwG”) in Kraft. Nachfolgend ein Einblick in die allgemeinen Verpflichtungen und wichtigsten Änderungen zum Transparenzregister.
Überblick zum Zweck und den allgemeinen Verpflichtungen den Transparenzregisters
Das Geldwäschegesetz (GwG) bezweckt die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Wichtiger Inhalt ist die Meldepflicht für das Transparenzregister, welches die wirtschaftlichen Berechtigten aller privatrechtlichen Vereinigungen (z.B. GmbH, AG, OHG, KG, Stiftungen, Vereine, etc.) erfasst. Mitgeteilt werden müssen die Personalien, aber auch Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses aller natürlicher Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Vereinigung steht. Die Meldepflicht an das Transparenzregister besteht für die privatrechtliche Vereinigung, wobei für die nötigen Angaben auch eine Mitteilungspflicht gegenüber der Vereinigung für wirtschaftlich Berechtigte besteht. Eine Pflicht zur Meldung an das Transparenzregister entfällt, sofern sich die notwendigen Informationen bereits in Eintragungen oder elektronisch abrufbaren Dokumenten in öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister) finden. Im Falle eines Verstoßes gegen das GwG drohen hohe Geldstrafen.
Nachfolgend wichtige Fragestellungen zur Klärung von Details und Änderungen ab 01.01.2020:
- Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?
Wirtschaftlich Berechtigte stellen natürliche Personen dar, die insgesamt (unmittelbar oder mittelbar) mehr als 25 % Kapitalanteile / Stimmrechtsanteile oder eine vergleichbare Kontrolle (z.B. durch Treuhand- und Nießbrauchsrechte, Stimmbindungsvereinbarungen etc.) haben.
- Welche Informationen sind zu melden?
Neben Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ist ab 01.01.2020 auch die Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten zu melden.
Aus den Informationen zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses muss hervorgehen, woher die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter herkommt. Beispielsweise die Höhe der Kapitalanteile/Stimmrechte, die Funktion in der Vereinigung (z.B. gesetzlicher Vertreter, etc.) oder wie sich sonstige Kontrollpositionen ergeben (z.B. Stimmbindungsvereinbarungen, etc.).
- Welche Pflichten bestehen für die Vereinigung und für den wirtschaftlich Berechtigten?
Die Prüfung der Meldepflicht der Vereinigung erstreckt sich über mindestens zwei Beteiligungsebenen nach oben. Gerade auch bei mittelbaren Beteiligungen kann häufig eine Meldepflicht bestehen, da aus den öffentlichen Registern lediglich die zwischengeschaltete Gesellschaft erkennbar ist, nicht aber die wirtschaftlich berechtigte natürliche Person. Die Maßnahmen zur Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten sowie Schwierigkeiten bei der Überprüfung sind von der privatrechtlichen Vereinigung zu dokumentieren.
Der wirtschaftlich Berechtigte hat die Mitteilungspflicht an die privatrechtliche Vereinigung zu prüfen. Er hat auf die entsprechenden Vereinigungen zuzugehen und die Informationen zur Meldung zu liefern und entsprechend zu dokumentieren.
Für den Fall, dass trotz umfassender Prüfung kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt wird, gelten z.B. gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner der betroffenen Gesellschaft selbst als wirtschaftlich Berechtigte.
Eine entsprechende Überprüfung der wirtschaftlichen Berechtigten sollte mindestens einmal pro Jahr überprüft und dokumentiert werden.
- Wann entfällt die Meldepflicht?
Falls die wirtschaftlich Berechtigten Personen direkt aus einem öffentlichen Register (z.B. Handels-, Vereins-, Genossenschaftsregister, etc.) zu entnehmen sind, besteht keine Meldeflicht zum Transparenzregister für die Vereinigung. Dabei entfällt die Meldepflicht zwar, auch wenn in diesen Registern die Staatsangehörigkeit (Regelung ab 01.01.2020) nicht aufgeführt ist. Allerdings entfällt sie nicht, wenn sonstige vom GwG geforderten Informationen nicht aus den anderen öffentlichen Registern zu entnehmen ist (z.B. mittelbare Beteiligung, da den Registern lediglich die Zwischengesellschaft erkennbar ist, aber nicht die wirtschaftlich berechtigte natürliche Person).
- Welche Folgen hat ein Verstoß?
Verstößt eine Vereinigung gegen die Meldepflichten des GwG, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldbuße geahndet werden. Die Gesetzesreform zum 01.01.2020 enthält eine Verschärfung der Sanktionen. Schon bei einfachen Verstößen droht eine hohe Geldbuße. Je nach Unternehmensbranche und Schwere des Verstoßes kann ein Bußgeld von bis zu fünf Millionen Euro oder zehn Prozent des Gesamtumsatzes des vorangegangenen Wirtschaftsjahres drohen. Bestandskräftige Bußgeldentscheidungen werden darüber hinaus unter Nennung der verantwortlichen Person sowie der Art des Verstoßes für mindestens fünf Jahre veröffentlicht („naming & shaming“).