Elektronische Rechnungen
Die Vorteile beim Versand von Rechnungen per Email sind offensichtlich: Schneller erstellt, weniger Verwaltung und Kosten sowie ein hoffentlich schnellerer Ausgleich durch den Kunden sind die offensichtlichen Vorteile von elektronischen Rechnungen.
Gleichsstellung bei der Umsatzsteuer
Bis zur Veröffentlichung der GoBD, also der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, durch die Finanzverwaltung im November 2014 bestanden Unsicherheiten insbesondere zur Form der Aufbewahrung, die Risiken hinsichtlich des Vorsteuerabzugs für den Rechnungsempfänger dargestellt haben. Nachdem nunmehr klargestellt ist, dass eine als PDF per Email erhaltene Eingangsrechnung zum Abzug der ausgewiesenen Umsatzsteuer als Vorsteuer berechtigt, wenn das PDF-Dokument unverändert beim Empfänger gespeichert wird, bestehen diese Risiken nicht mehr. Insbesondere die Begleitemail ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn in dieser rechnungsrelevante Aussagen bspw. zu Rabatten oder Bonusregelungen enthalten sind. In allen anderen Fällen ist die Email vergleichbar dem Briefumschlag einer Papierrechnung, der ebenfalls nicht aufzubewahren ist.
Besondere Formate – ZUGFeRD
Beim Rechnungsempfänger besteht die Möglichkeit durch entsprechende EDV-Lösungen von SAP, DATEV oder Navision elektronisch eingehende Rechnungen automatisiert einzulesen. Neben Bilderkennungssoftware, die aus PDF-Rechnungen Daten erkennt und für die Buchhaltungssoftware vorerkennt, gibt es auch die technische Lösung, bei der mit der PDF-Datei eine XML-Datei vom Rechnungsaussteller mitübersendet wird. In dieser XML-Datei sind elektronisch alle Rechnungsdaten enthalten, die beim Empfänger ohne Qualitätsverlust in dessen Systeme übernommen werden können. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat im Juni 2014 einen neuen Standard mit dem Namen ZUGFeRD veröffentlicht. Dieser auf dem beschriebenen XML-Format basierender Ansatz wird von großen Anbietern wie etwa der DATEV unterstützt und ist bereits heute in zahlreichen großen Unternehmen umgesetzt.
Update zur Abrechnung von Lieferungen und Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern.