Ersetzendes Scannen oder der klassische Pendelordner?
Die Abwicklung der Buchhaltung zwischen Mandant und Steuerberater ist in den meisten Fällen noch traditionell organisiert. Es gibt einen oder mehrere Pendelordner, in denen der Unternehmer die monatlichen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Bankbelege sammelt und vorsortiert. Dieser Ordner wird dann fristgerecht zum Steuerberater gebracht. Die Mitarbeiter des Steuerberaters erfassen die Belege manuell und erstellt die notwendige monatliche Umsatzsteuervoranmeldung sowie bei Bedarf die sog. Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Mit dem nächsten Monat erhält der Unternehmer die betriebswirtschaftliche Auswertung sowie weitere Hinweise zur Buchführung.
Diese Praxis kann, nachdem die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff modernisiert hat, auf die Führung und Aufbewahrung in elektronischer Form umgestellt werden. Die GoBD vom 14. November 2014 der Finanzverwaltung erlaubt nun offiziell das sog. ersetzende Scannen. Dies bedeutet, dass unter bestimmten Voraussetzungen digitalisierte Papierbelege nicht mehr zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Ersetzendes Scannen mit DATEV
Anbieter von Buchhaltungssoftware haben längst reagiert und halten professionelle Tools wie etwa das Produkt DATEV Unternehmen online bereit, mit denen der Mandant und der Steuerberater ideal zusammenarbeiten können. Die vom Mandanten gescannten Belege können direkt beim Steuerberater aufgerufen, bearbeitet und verbucht werden. Der Mandant darf den Originalbeleg vernichten. Dieser Prozess führt, einmal klar strukturiert und schriftlich dokumentiert, zu einer schnelleren Bearbeitung und damit auch zu einem Informationsgewinn für den Unternehmer. Von weiteren Einsparungen durch geringere Kosten für die Lagerung der Belege sowie der späteren Suche in Unterlagen einmal abgesehen. Es ist dabei möglich die Belege direkt mit den Buchungen zu verbinden, so dass über die Buchhaltung stets ein direkter Zugriff innerhalb von Sekunden möglich ist. Diese Verknpüfung ist jedoch nicht zwingend erforderlich, auch wenn eine solche Referenzierung/Indizierung die Nachvollziehbarkeit erleichtert.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Um das ersetzende Scannen rechtssicher zu machen ist eine sog. Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung von Belegen und zur elektronischen Aufbewahrung zu erstellen. Für diese Dokumentation gibt es bereits Mustervorlagen der Berufsverbände, die jedoch auf die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe anzupassen sind. Die Arbeits- und Scanprozesse müssen genau festgelegt sein: Es ist zu regeln welche Mitarbeiter Belege scannen dürfen, wie zumindest stichprobenartig mit einem Vier-Augen-Prinzip der Originalabgleich vor der Vernichtung sichergestellt wird und welche besonderen Dokumente ggf. nicht vernichtet werden dürfen, da andere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Solche anderen Belege können beispielsweise notarielle Urkunden, vollstreckbare Titel, Grundschuldbriefe oder auch schlichte Garantiebelege sein. Es sind jedoch bisher auch keine gerichtlichen Entscheidungen bekannt, bei denen gescannte Belege nicht mehr verwertet werden konnten. Die Universität Kassel hat hierzu gemeinsam mit der DATEV eine Simulationsstudie durchgeführt, die die Verwertbarkeit bejaht.